In Shaufelonline können in der kostenlosen Version so viele Kunden angelegt werden, wie Sie möchten. Kostenpflichtig wird der Assistent für Gärtnereien erst, sobald die Anzahl der angelegten „Aufträge“ eine bestimmte Grenze überschritten hat (siehe Preise unter www.shaufel-online.de). Dieser Artikel erklärt, was ein Auftrag ist und wofür es sich lohnt, einen Auftrag anzulegen.
Was ist ein Auftrag?
Shaufelonline unterscheidet zwischen drei Auftragstypen:
- Dauerpflegeaufträge
- einmalige Aufträge
- Ladenaufträge
(a) und (b) haben einen Bezug zum Friedhof, sind also für Gräber vorgesehen. Bei ihnen ist die Angabe eines Friedhofs Pflicht und es kann eine Grablage hinterlegt werden. (c) sind Aufträge, die nichts mit Friedhöfen zu tun haben, also alle anderen Aufträge, die Sie entweder im Ladengeschäft oder einem anderen Bereich Ihres Betriebes angenommen haben. Beispiele hierfür sind (regelmäßige) Pflanzenlieferungen, Pflanzen-/Hydrokulturpflege, Innenraumbegrünung, Pflanzenüberwinterung, etc.
Jeder Auftrag ist prinzipiell ein Vertrag (mündlich oder schriftlich), der mit einem Kunden geschlossen wurde. Pro Auftrag können neben Stammdaten beliebig viele Leistungen angelegt werden – auch über einen größeren Zeitraum (mehrere Jahre) hinweg.
In Aufträgen können regelmäßig Leistungen verbucht (gesammelt) werden, die zu einem späteren Zeitpunkt abgerechnet werden. Beispielsweise können in einem Ladenauftrag für jede wöchentliche Pflanzenlieferung die Artikel verbucht und ein Lieferschein ausgedruckt werden. Am Ende des Monats wird eine Rechnung für den Auftrag erstellt. Danach können weitere Artikel bis zur nächsten Rechnung in dem Auftrag gebucht werden.
Wiederkehrende Leistungen
Die Auftragstypen (a) und (c) erlauben es, wiederkehrende Leistungen (Artikelbuchungen) anzulegen. Das sind Buchungen, deren Wiederholung einem bestimmten Wiederholungsmuster folgt (bspw. jedes Jahr am Muttertag). Shaufelonline kümmert sich automatisch darum, dass das Wiederholungsmuster der Leistungen eingehalten wird.
Sammeln von Leistungen – Abrechnung zu späterem Zeitpunkt
In Aufträgen können jederzeit beliebig viele Artikelbuchungen angelegt werden. Diese dokumentieren, wann welche Leistungen für einen Auftrag fällig sind und erbracht wurden. Sie können diese dann zu einem beliebigen Zeitpunkt abrechnen.
Bilder
Zu Aufträgen können Bilder (Fotos) hinterlegt werden. Hierfür kann am einfachsten die Shaufelonline App verwendet werden. Die Fotos können per E-Mail versendet oder ausgedruckt werden. Praktisch ist die Funktion beispielsweise für die interne Dokumentation von Bepflanzungen und auch für den Leistungsnachweis dem Kunden gegenüber.
Smartphone/Tablet App
Die Shaufelonline App für Smartphones und Tablets entfaltet ihr Potential bei Aufträgen. Dort können alle Leistungen gefiltert und angezeigt werden. Papierlisten werden damit vollständig ersetzt. In Aufträgen können Leistungen auch verändert, gelöscht und hinzugefügt werden. Außerdem zeigt die App alle Bilder zu Aufträgen an (auf Wunsch die gesamte Historie).
Zeiterfassung
In der Shaufelonline App können mit einer Stoppuhr Arbeitszeiten erfasst werden. Hiermit können Sie auf Basis unterschiedlicher Stundensätze Ihre Arbeitszeit für einzelne Aufträge erfassten und anschließend (auf Wunsch) genau abrechnen.
NFC
Die praktischen NFC-Funktionen mit Grabschildern, Chips und Sticker erfordern die Shaufelonline App (Android). Damit können Aufträge durch einfaches berühren eines Grabschildes/Chip/Sticker geöffnet und Leistungen durch eine weitere Berührung verbucht/erfasst werden.
Shaufelonline bietet viele praktische und zeitsparende Funktionen, die erst durch das Anlegen von Aufträgen möglich werden. Wir empfehlen, die Funktionen rund um Aufträge in der kostenlosen Version von Shaufelonline auszuprobieren. Die kostenlose Version ist unbegrenzt lange gültig. Sobald Sie die maximale Anzahl von Aufträgen überschritten haben, werden Sie von uns darüber benachrichtigt, dass ab dem Folgemonat Kosten für die Nutzung entstehen.
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