SEPA (Abkürzung für englisch Single Euro Payments Area) ist ein europäisches Projekt zur Vereinheitlichung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs im europäischen Wirtschaftsraum (inkl. Schweiz und Monaco).
Das SEPA-Lastschriftverfahren löst seit Februar 2014 das Lastschrift-Einzugsermächtigungsverfahren ab. SEPA bietet Vorteile in Schnelligkeit und Sicherheit der Transaktionen sowie einer einheitlichen gesetzlichen Basis.
Es werden zwei Arten von Lastschriftverfahren unterschieden:
- SEPA-Basislastschrift (Privatkunden)
- SEPA-Firmenlastschrift (Firmenkunden)
Auf die ebenfalls existierende SEPA-Eillastschrift wird hier nicht eingegangen, da Sie von Shaufelonline nicht unterstützt wird.
Das SEPA-Basislastschriftverfahren kommt für Zahlungsabwicklungen zwischen Ihnen und Ihren Privatkunden zum Einsatz.
Das SEPA-Firmenlastschriftverfahren kommt für Zahlungsabwicklungen zwischen Ihnen und Ihren Firmenkunden zum Einsatz.
Unterscheidungsmerkmal
Der Unterschied beider Verfahren wird im Widerspruchsrecht der Lastschrift durch den Zahlungspflichtigen deutlich: Privatkunden haben innerhalb von 8 Wochen nach Belastung des Kontos die Möglichkeit, diese zurückzufordern.
Firmenkunden verzichten auf das Widerspruchsrecht und können eine Belastung ihres Kontos durch eine Firmenlastschrift nicht zurückfordern.
Mandate
Für die Durchführung beider Verfahren benötigen Sie die Autorisierung Ihrer Kunden. Dies geschieht über ein SEPA-Lastschriftmandat. Dieses Mandat erlaubt dem Zahlungsempfänger, den fälligen Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen. Shaufelonline erstellt diese Mandate automatisch und legt diese in den Stammdaten des Kunden ab. Diese können Sie per E-Mail oder per Post an den Kunden senden. Mehr dazu hier.
SEPA-Lastschriften in Shaufelonline
Shaufelonline bietet als Teil der Onlinebanking-Erweiterung die Funktion, SEPA-Lastschriften direkt aus dem System wirksam einzureichen!
Um den SEPA-Lastschriften innerhalb von Shaufelonline einzureichen, müssen ein paar Kriterien in den folgenden Bereichen erfüllt sein:
- Bankkonto
- Firmendaten
- Kundendaten
Für die Nutzung des Lastschriftverfahrens muss die Onlinebanking-Erweiterung gebucht sein. Diese muss ebenfalls korrekt konfiguriert sein. Mehr zur Einrichtung der Onlinebanking-Erweiterung finden Sie hier.
Zunächst muss in den Firmendaten Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer angeben werden. Diese benötigt Shaufelonline, um Lastschriften bei Ihrer Bank einzureichen. Weitere Informationen zur Gläubiger-ID sowie zur Beantragung erhalten Sie bei der Deutschen Bundesbank sowie Ihrer Hausbank.
Gehen Sie über die Toolbar in die Shaufelonline Einstellungen und wählen „Mein Unternehmen“. Dort finden Sie Ihre Firmendaten. Klicken Sie auf „Bearbeiten“.
Geben Sie Ihre Gläubiger-ID ein und klicken Sie auf „Speichern“.
Bitte beachten Sie, dass die Gläubiger-ID eine verpflichtende Angabe für das SEPA-Lastschriftverfahren ist! Ohne Gläubiger-ID kann ein Unternehmen kein Mandat für eine SEPA-Lastschrift entgegennehmen.
Rufen Sie als nächstes einen Kunden auf, dessen Rechnung(en) Sie per Lastschriftverfahren einziehen möchten.
Klicken Sie auf „Rabatt & Konto“.
Geben Sie dort IBAN und BIC Ihres Kunden ein. Wenn diese nicht vorliegen, dafür aber die Kontonummer und Bankleitzahl, können Sie diese über einen Klick auf „IBAN aus Kto und BLZ generieren“ und „BIC aus BLZ generieren“ automatisch ausfüllen lassen.
Setzen Sie das Häkchen bei „Einzugsermächtigung vorhanden“. Wenn dieses Häkchen gesetzt ist wird mit Klick auf „Speichern“ ein vorgefertigtes SEPA-Lastschriftmandat erstellt. Dieses finden Sie in den Kundenstammdaten unter „Bankeinzug“. Weitere wichtige Informationen zum SEPA-Lastschriftmandat finden Sie hier.
Unter „Mandats-Referenz“ geben Sie eine eindeutige Kennzeichnung ein des Mandats ein. Diese ist ein vom Ihnen individuell vergebenes Kennzeichen für eine vom Kunden erteilte Lastschrift-Einwilligung (Mandat).
Am einfachsten erstellen Sie eine Mandats-Referenz automatisch gleich der Kundennummer. Dafür muss in den Shaufelonline Einstellungen das richtige Häkchen gesetzt sein (Toolbar > Kunden> Kundennummern und SEPA-Mandate: Häkchen unten bei „Mandatsrefenznummer automatisch gleich der Kundennummer setzen“). Sie haben dann die Möglichkeit, ein Präfix und Suffix für die Mandatsreferenz einzustellen.
Wählen Sie das „Mandats-Datum“ sowie den „Lastschrift-Typ“ aus und klicken auf „Speichern“.
Rufen Sie als nächstes eine Rechnung dieses Kunden auf. Klicken Sie bei der Rechnung, die per SEPA-Lastschrift eingezogen werden soll, auf das gekennzeichnete Symbol.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem die einzureichende SEPA-Lastschrift zusammengefasst ist.
Ihre Bank hat Ihnen in diesem Moment eine SMS mit einer TAN gesendet. Geben Sie diese TAN in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken auf „Lastschrift mit TAN bestätigen“.
Die SEPA-Lastschrift ist nach dem erfolgreichen Einreichen bei Ihrer Bank hinterlegt und wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt ausgeführt.
Bitte beachten Sie, dass Rechnungen, die Sie per SEPA-Lastschrift in Shaufelonline eingezogen haben, nicht sofort als bezahlt gekennzeichnet werden. Da die Lastschrift erst durch Ihre Bank geprüft wird und Ihr Kunde außerdem die Möglichkeit zum Widerspruch hat, wird die offene Rechnung in Shaufelonline erst dann ausgebucht, wenn eine entsprechende Buchung auf Ihrem Konto vorhanden ist und diese durch die Onlinebanking-Erweiterung erfasst wurde.
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