Es kommt immer wieder vor, dass die Zahlung einer offenen Rechnung nicht mehr erfolgen wird. Diese Rechnungen müssen dann auf eine bestimmtes Buchhaltungskonto ausgebucht werden.
Um eine solche Rechnung auszubuchen gehen Sie bitte wie im Folgenden Beschrieben vor:
- Legen Sie sich eine entsprechende Zahlungsmethode im Shaufel online System an. Bitte klären Sie vorher, falls nicht schon bekannt, mit Ihrem Steuerbüro ab, wie diese Zahlungsmethode benannt werden soll und welche Buchhungskontonummer hierfür hinterlegt werden soll.
Zahlungsmethode anlegen:
Toolbar > Daten & Einstellungen > Einstellungen > Mein Unternehmen > Zahlungsmethoden.
Über „Neu“ können Sie eine neue Zahlungsmethode an. Da verschiedene Konten für das Ausbuchen nicht bezahlter Rechnungen verwendet werden können, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerbüro vorab, welches verwendet werden soll. Dementsprechend kann die Bezeichnung vergeben werden. Bitte achten Sie dabei auch darauf, dass das entsprechende Buchungskoto im Bereich „Buchhaltung“ eingetragen wird. Dieses Konto wird im DATEV-Export verwendet. BLZ, Kontonummer, IBAN und BIC können in diesem Fall frei gelassen werden.
Rechnung ausbuchen
Um eine Rechnung auszubuchen, die nicht mehr bezahlt wird, gehen Sie im Wesentlichen vor wie beim erfassen von Zahlungseingängen für Rechnungen.
In der Rechnungsliste (Dokumente > Rechnungen)
Markieren Sie die Rechnung durch setzen eines Häkchens auf der linken Seite (Sie können auch mehrere Rechnungen markieren). Klicken Sie anschließend bitte auf Zahlung verbuchen. Im letzten Schritt kann dann die zuvor angelegte Zahlungsmethode ausgewählt werden. Über speichern buchen Sie die Rechnung aus.
In der Kunden- oder Auftragsansicht im Reiter Rechnungen
Öffnen Sie zunächst einen Kunden oder einen Auftrag. Im Reiter „Rechnungen“ werden Ihnen alle Rechnungen dieses Kunden oder des Auftrags aus dem aktuellen Jahr angezeigt. Hinter den Rechnungen finden Sie verschiedene Symbole für verschiedene Funktionen. Mit dem Euro-Symbol kann ein Zahlungseingang erfasst werden. Wählen Sie nun die Zahlungsmethode zum ausbuchen von Rechnungen, die nicht mehr bezahlt werden aus und speichern Sie den Zahlungseingang.
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