Aufbau und Bestandteile von Shaufel online

Aller Anfang ist schwer - nicht bei Shaufel Shaufelonline. Auf dieser Seite wird erklärt, wie Shaufelonline funktioniert und wie Sie sich einen Überblick in der Software verschaffen.

Themen

  • Benutzeroberfläche
  • Funktionsbereiche
  • Unterschiede zu anderen Programmen
  • App für Smartphones und Tablets
  • Einstellungen

Benutzeroberfläche

Hauptmenü

Über das Hauptmenü navigieren Sie zwischen den Funktionsbereichen, die Sie regelmäßig brauchen. Beispielsweise finden Sie unter „Aufträge“ Ihre Pflegegräber, einmalige Aufträge und auch Aufträge aus dem Ladengeschäft. Im Hauptmenü ist außerdem die Suche integriert. Geben Sie dort etwas ein, durchsucht Shaufelonline alle Funktionsbereiche.

 

Toolbar

Die Toolbar öffnen Sie über das Symbol links oben in der Ecke. In der Toolbar finden Sie Symbole für Notizbuch, Briefe, Kalender, Einstellungen und vieles mehr. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um sich mit den Symbolen vertraut zu machen.

Startseite

Auf die Startseite gelangen Sie nach jedem Login. Hierhin können Sie auch immer wieder „Start“ im Hauptmenü zurückgelangen, um einen Überblick zu gewinnen. Sind beispielsweise Daten über ein Smartphone/Tablet in Ihr System gekommen, wird dies unter „Benachrichtigungen“ angezeigt.

 

Tabellen

Die meisten Daten werden in Shaufelonline in Tabellen angezeigt. Beispielsweise Ihre Kunden. Im Kopf der Tabellen befindet sich über jeder Spalte ein Eingabefeld. Geben Sie dort etwas ein, werden die Einträge in den Tabellen direkt gefiltert und die angezeigt, die mit Ihrer Eingabe übereinstimmen.

Hier finden Sie weitere Tipps zu den Filtermöglichkeiten.

Um mit einem Eintrag aus einer Tabelle zu interagieren (z.B. Bearbeiten oder Löschen), klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben dem entsprechenden Eintrag und wählen Sie die gewünschte Aktion am linken Bildschirmrand aus. Gelbe Icons zeigen an, dass die Aktion mit der aktuellen Auswahl möglich ist. Ausgegraute Icons zeigen an, dass die Aktion mit der aktuellen Auswahl nicht möglich ist.

 

Hilfesymbole

Überall im System finden Sie rote ?-Symbole. Ein Klick auf diese Symbole öffnet eine kurze Erklärung sowie Links zu weiterführenden Fragen in unserem Hilfesystem, welche zum aktuellen Kontext passen.

Unabhängig davon finden Sie eine Übersicht zu einer Vielzahl von Hilfestellungen in unserem Hilfesystem unter diesem Link.

 

 

Funktionsbereiche

Einkauf

In diesem Bereich kann der Wareneinkauf dokumentiert werden. Legen Sie außerdem Ihre Lieferanten mit Adress- und Kontaktdaten an, um den Einkauf von verschiedenen Lieferanten zu dokumentieren.

Beim Einkauf geben Sie an, welche Artikel in welcher Menge und zu welchem Preis gekauft wurden. Shaufelonline erfasst dies in den Statistiken und der Bestandsverwaltung.

Artikel

Hier legen Sie Ihre Artikel und Dienstleistungen an. Shaufelonline unterscheidet prinzipiell drei Bereiche: Pflanzen, Produkte und Dienstleistungen. Mit Warengruppen lassen sich die Artikel gruppieren.

Mit Leistungsgruppen können Sie Pakete von Artikeln und Dienstleistungen mit Anzahl und Preis erstellen, die als Ganzes zu Aufträgen verbucht werden können.

Weiterführende Artikel

 

Kunden

In der Kundenverwaltung sind alle Ihre Kunden gespeichert. Beachten Sie, dass grundsätzlich Aufträge (Gräber) und Kunden voneinander getrennt gespeichert werden, aber verbunden sind. Mit Kundengruppen können Kunden in Gruppen zusammengefasst werden, um beispielsweise im Abrechnungsprozess zu filtern.

Kundenverbunde sind Zusammenschlüsse von Kunden, die sich die Zahlung von Aufträgen untereinander teilen – beispielsweise Erbengemeinschaften. Zum Erstellen einer Erbengemeinschaft legen Sie alle Kunden einzeln an und fassen sie danach in einem Kundenverbund zusammen.

Weiterführende Artikel:

 

Aufträge

Shaufelonline behandelt Gräber als „Aufträge“. Prinzipiell werden auch Treuhand-und Genossenschaftsgräber als normale Aufträge behandelt. Ein Unterschied wird lediglich bei der Abrechnung gemacht.

Es wird zwischen drei Auftragstypen unterschieden:

  • Dauerpflegeaufträge: Verwenden Sie diesen Typ für Pflegegräber, die Sie über mehrere Jahre hinweg betreuen, Leistungen verbuchen und ggf. abrechnen
  • Einmalige Aufträge: Dieser Typ ist dafür geeignet, einmalige Aufträge zu Gräbern (bspw. Neuanlage) zu verwalten. Auch dazu können Leistungen verbucht und abgerechnet werden.
  • Ladenaufträge: Verwenden Sie diesen Typ für Aufträge, die nichts mit Gräbern zu tun haben. Dies können Aufträge im Ladengeschäft oder auch andere Landschaftsgärtnerei-Aufträge sein.

Mit Auftragsgruppen können Aufträge in Gruppen zusammengefasst werden. Ein Auftrag kann in mehrere Gruppen einsortiert werden. Die Gruppen helfen beim Erstellen von Listen (bspw. Gießliste) oder auch bei der Abrechnung.

Weiterführende Artikel:

 

Dokumente

Unter Dokumente finden Sie Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Kostenvoranschläge und Mahnungen. Jede verbuchte Leistung stellt in Shaufelonline eine Dokument-Position dar. In den Dokumenten werden jeweils mehrere Dokument-Positionen zusammengefasst. Dabei beziehen sich die Dokumente immer entweder auf einen Auftrag oder einen Kunden (freie Rechnung). Alle Dokumente lassen sich als PDFs zum Ausdrucken exportieren.

 

Weiterführende Artikel:

 

Zahlungseingänge

Unter diesem Bereich finden Sie sowohl Zahlungseingänge, welche Sie manuell eingeben, als auch solche, welche mithilfe der Online Banking Schnittstelle automatisch erfasst wurden. Die Zahlungseingänge helfen dabei zu erfassen, welche Rechnungen noch offene Beträge aufweisen.

Weiterhin finden Sie in diesem Funktionsbereich einen Überblick über die Umsätze, welche Sie mit ihrer Casio-Kasse gemacht haben.

 

Weiterführende Artikel:

 

Unterschiede zu älteren Programmen

Shaufelonline weist ein paar Besonderheiten in verschiedenen Vorgängen auf, die zu Beginn im Vergleich mit traditionellen Programmen gewöhnungsbedürftig erscheinen. Im alltäglichen Umgang mit dem System erweisen sie sich aber als äußerst praktisch:

Verbuchte Leistungen und Artikel

Verbuchte Leistungen bestehen immer aus einem Artikel und einem Leistungsdatum. Der Artikel stammt dabei meist aus Ihren Artikelstammdaten. Dabei wird beim Verbuchen allerdings nur der Name, Preis und MwSt-Satz aus den Stammdaten übernommen. Das heißt, wenn Sie die Artikelstammdaten ändern, hat das keine Auswirkung auf die bereits verbuchten Leistungen mehr. Gleichzeitig können Sie die Angaben des Artikels bei der Leistungsverbuchung ändern, ohne dass sich dabei die Stammdaten des Artikels verändern.

Grundpreis

Um die pauschale Beträge von Dauerpflegegräbern abzubilden, bietet Shaufelonline die Möglichkeit, einen Grundpreis anzugeben. Neben der Höhe des Preises, können Sie das Abrechnungsintervall des Grundpreises angeben. Weitere Informationen zum Grundpreis finden Sie hier.

Leistungen übernehmen – von Jahr zu Jahr kopieren

Damit Sie gleichbleibende Leistungen bei Dauerpflegeaufträgen nicht immer wieder neu verbuchen müssen, bietet Shaufelonline die Möglichkeit, Leistungen aus einem Jahr in das nächste Jahr zu kopieren. Dabei können Sie angeben ob Sie die Preise des Vorjahres übernehmen wollen oder angepasste Artikelpreise verwendet werden sollen.

 

App für Smartphones und Tablets

Die Mobile App zu Shaufelonline finden Sie bei GooglePlay unter diesem Link.

Melden Sie sich mit Ihrem Google-Nutzerkonto an und senden Sie die App an das gewünschte Gerät. Alternativ können Sie auch direkt auf dem Gerät im GooglePlay-Store nach Shaufelonline suchen.

Geben Sie beim ersten Öffnen Ihre Shafelonline-Zugangsdaten ein. Das Gerät synchronisiert dann Ihre Shaufelonline Daten. Die erste Synchronisation kann unter Umständen etwas länger dauern. Die Daten stehen nach der Synchronisation auch offline zur Verfügung. Shaufelonline synchronisiert Ihre Daten bei vorhandener Internetverbindung immer wieder automatisch.

Weiterführende Artikel:

 

Einstellungen

Shaufelonline bietet eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten, die Ihnen ermöglichen, das System auf ihre individuellen Anforderungen anzupassen. Sie finden die Einstellungen in der Toolbar unter dem Schraubenschlüssel-Symbol.

 

Dort finden Sie Reiter zu verschiedenen Bereichen des Systems:

  • Mein Unternehmen
  • Friedhof
  • Grabtyp
  • Jahreszeiten
  • Aufträge
  • Textbausteine
  • PDF
  • E-Mail
  • E-POST
  • Onlinebanking
  • CashConnector
  • Waren-Management
  • Notizbuch
  • App

Nehmen Sie sich ein wenig Zeit um alle einmal Reiter durchzugehen und das System auf Ihre Bedürfnisse einzustellen.

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